Verheddert im Netz der E-Mail-Reaktionen

Ich habe kürzlich eine Mediation zwischen drei Personen unterschiedlicher Hierarchieebene durchgeführt, die eng zusammenarbeiteten.

Ihre Streitigkeiten eskalierten regelmäßig in langen E-Mails, gespickt mit Vorwürfen.

Das führte jedes Mal zu weiteren Verhärtungen und tieferem Misstrauen. Und es band die Kapazitäten weiterer Menschen und Hierarchieebenen, die in den Verteilerkreis einbezogen wurden.

Die Mediation war ein längerer Weg.

Als wir schließlich soweit waren, auf der operativen Ebene Vereinbarungen treffen zu können, habe ich den drei Beteiligten die STOP-Technik erklärt:

S = Stop, kurz innehalten. T = Take a deep breath, um bei sich zu bleiben. O = Observe, was passiert hier eigentlich gerade? P = Proceed, erst jetzt eine bewusste Entscheidung treffen, wie man weitermachen möchte.

Die drei Konfliktbeteiligten trafen folgende Vereinbarung: Wenn eine E-Mail von einem der anderen beiden eintrifft, wenden sie die STOP-Technik an, ohne die E-Mail zu lesen. Sie lassen sie einfach im Postfach liegen.

Stattdessen:

(S) kurz innehalten

(T) einen tiefen Atemzug nehmen

(O) aufschreiben, welche Gefühle und Körperempfindungen allein in dem Wissen hochkommen von wem die E-Mail stammt

Sie sollten Gedanken und Gefühle zu der Person aufschreiben. Ihre Fantasien, was in der E-Mail stünde, und dabei immer wieder prüfen, wie sie körperlich darauf reagieren. Die körperlichen Reaktionen sind meist umso stärker, je mehr sie Gefühle aus der Vergangenheit berühren.

Dieser Zwischenschritt, das „O" für Observe, bewirkt, dass ich nicht automatisiert reagiere, sondern eine Lücke schaffe, meine Emotionen reguliere und dadurch die Chance habe bewusst zu reagieren.

Den Moment zwischen „E-Mail trifft ein" und „lesen bzw. automatisiert reagieren" zu vergrößern: „Das ist ja mal wieder typisch! Er denkt nur an sich und seinen Status! Und ignoriert unsere Konzeptvorschläge."

Zurück zu diesem Konflikt:

Es ist oft hilfreich, sich zu fragen, warum jemand eigentlich so lange E-Mails mit endlosen Erklärungen und Rechtfertigungen schreibt.

Was wäre, wenn das nichts mit uns zu tun hätte?

Was wäre, wenn die größte Angst des Absenders wäre, inkompetent oder blöd vor anderen dazustehen, so wie er sich als kleiner Junge vielleicht schutzlos den Bewertungen anderer ausgesetzt fühlte? Und er sich deshalb detailliert rechtfertigt, aber auch austeilt, um klarzumachen: Ich muss berücksichtigt werden. Ich zähle. Dann ginge es eher darum, das Bedürfnis nach Einfluss zu sichern. 

Habe ich den Automatismus unterbrochen und ggf. sogar das Bedürfnis verstanden, kann ich nun 

(P) bewusst entscheiden: Ob und wie ich auf die E-Mail antworten will. 

Dann könnte ich mich dafür entscheiden, dem Sog des Konfliktes zu widerstehen und aus dem E-Mail-Netz der eskalierenden Reaktionen auszusteigen. Ich könnte stattdessen um eine Aussprache bitten.